Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi yang yang sudah ada sejak zaman kuno dan masih digunakan hingga sekarang.
Walaupun era digital telah membawa perubahan besar terhadap cara berkomunikasi, korespondensi masih menjadi elemen penting dari kehidupan manusia, khususnya dalam lingkup profesional seperti organisasi atau perusahaan.
Pada artikel ini kami akan membahas tentang apa itu korespondensi, jenis-jenisnya, cara membuatnya dan contohnya.
Table of Contents
Korespondensi Adalah
Korespondensi adalah pertukaran pesan atau informasi melalui tulisan antara individu atau lembaga yang berbeda lokasi dan waktu.
Sederhananya, korespondensi adalah istilah yang merujuk pada pertukaran pesan tertulis antara individu, organisasi, atau entitas lainnya.
Pengertian Korespondensi Menurut Para Ahli
Nah agar kita memahami lebih dalam tentang pengertian korespondensi, silahkan simak pengertiannya menurut para ahli berikut.
Menurut KBBI
Berikut ini adalah 3 pengertian korespondensi menurut KBBI:
- perihal surat-menyurat
- perihal hubungan antara bunyi yang satu dan yang lain dalam sajak
- hubungan antara bentuk dan isi
Drs. Djoko Purwanto, M.B.A. (2007)
Dalam bukunya yang berjudul “Korespondensi Bisnis Modern” (Penerbit Erlangga, 2007), Purwanto menggambarkan korespondensi sebagai aktivitas menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarluaskan pesan tertulis dalam suatu organisasi untuk tujuan tertentu.
Beliau menyoroti pentingnya korespondensi dalam membangun citra positif dan hubungan baik dengan pelanggan, mitra bisnis, dan pihak-pihak terkait lainnya.
Yane Puspito Sari dkk. (2023)
Dalam buku yang berjudul “Manajemen Perkantoran” (2023), Sari dkk. Mengartikan korespondensi sebagai teknik komunikasi melalui surat-menyurat atau berkomunikasi dengan surat.
Jenis-Jenis Korespondensi
Korespondensi dalam konteks perusahaan atau organisasi dapat dibagi menjadi dua jenis yakni korespondensi internal dan korespondensi eksternal.
Baca Juga: 3 Contoh Surat Paklaring, Template Gratis dan Aturannya
1. Korespondensi Internal
Korespondensi internal adalah komunikasi tertulis yang terjadi di dalam organisasi atau perusahaan antara anggota organisasi, departemen, atau unit yang berbeda.
Tujuan korespondensi internal adalah untuk menyampaikan informasi, memberikan instruksi, atau memfasilitasi kerja sama antara bagian-bagian yang berbeda di dalam organisasi.
Korespondensi internal penting untuk menjaga koordinasi dan efisiensi operasional dalam organisasi atau perusahaan.
Beberapa contoh korespondensi internal yakni sebagai berikut:
- Memo – Memo digunakan untuk mengkomunikasikan informasi atau instruksi di dalam organisasi.
- Email Internal – Email digunakan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja atau departemen lain di dalam perusahaan.
- Laporan Internal – Laporan-laporan yang dibuat untuk menginformasikan tentang proyek, hasil kerja, atau perkembangan internal lainnya.
- Korespondensi terkait Manajemen – Korespondensi yang berhubungan dengan kebijakan, perubahan internal, atau rencana strategis perusahaan.
2. Korespondensi Eksternal
Korespondensi eksternal adalah komunikasi tertulis yang terjadi antara organisasi dengan pihak di luar organisasi, seperti pelanggan, supplier, mitra bisnis, atau masyarakat umum.
Tujuannya adalah untuk menjalin hubungan dengan pihak luar, mempromosikan produk atau layanan, atau mengelola interaksi dengan pihak eksternal.
Berikut ini adalah beberapa contoh dari korespondensi eksternal:
- Surat Bisnis – Surat yang dikirim kepada pihak eksternal untuk berbagai tujuan seperti penawaran, permintaan informasi, atau kontrak.
- Email Eksternal – Email yang dikirim kepada pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis untuk berkomunikasi atau memberikan informasi.
- Surat Pemberitahuan – Surat yang digunakan untuk memberikan pemberitahuan kepada pihak eksternal, seperti perubahan harga atau jadwal.
- Korespondensi dengan Media – Korespondensi yang melibatkan hubungan dengan media, termasuk rilis pers dan pernyataan publik.
Korespondensi eksternal penting untuk menjaga citra perusahaan, membangun hubungan yang baik dengan pihak luar, dan menjalankan operasi bisnis yang sukses.
Nah itulah tadi adalah pembahasan dari programgaji.com terkait apa itu korespondensi, jenis-jenisnya dan contohnya.
