Pertanyaan seputar apa itu sistem HRM mungkin akan menjadi informasi penting bagi para HRD di perusahaan.
Dalam dunia bisnis yang semakin digital, pengelolaan sumber daya manusia atau HR menjadi semakin kuat karena akan menjadi kunci sukses perusahaan.
Sistem HRM (Human Resource Management) juga harus berkembang pesat untuk memenuhi kebutuhan digital saat ini.
Lalu, apa itu sistem HRM sebenarnya? Pada artikel ini, kita akan akan membahas definisi dari sebuah HRM, serta fungsi dan jenisnya untuk perusahaan.
Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Apa Itu Sistem HRM?
Sistem HRM adalah sistem manajemen yang membantu perusahaan dalam mengelola, merencanakan, dan mengoptimalkan berbagai aktivitas terkait sumber daya manusia.
Melalui sistem ini, perusahaan dapat mengelola data karyawan, dan mengatur segala bentuk pengelolaan dari kebutuhan SDM perusahaan untuk lebih berkembang dan produktif.
Sistem ini sering berbentuk aplikasi atau perangkat lunak yang memungkinkan pengelolaan HR secara otomatis dan lebih efektif.
Sistem HRM juga dapat berfungsi sebagai penghubung antara departemen HR dan karyawan. Sehingga alur komunikasi menjadi lebih lancar dan transparan.
Fungsi Utama Sistem HCM
Setelah mengetahui pengertian dari apa itu sistem HCM, mungkin Anda juga harus tau fungsi utam dari sistem HCM.
Penggunaan sistem HCM tentu akan memberikan pengalaman kerja yang lebih mudah bagi para HRD di sebuah perusahaan.
Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai Fungsi Utama Sistem HRM!
1. Manajemen Data Karyawan
Sistem HRM menyimpan semua data penting karyawan dalam satu tempat terpusat yang memiliki keamanan terbaik.
Data ini meliputi informasi pribadi, hingga data terkait penggajian dan tunjangan dari setiap karyawan.
Dengan data yang terorganisir, perusahaan bisa mengelola data karyawan untuk kebutuhan dalam aturan kerja secara cepat dan akurat.
2. Rekrutmen dan Seleksi
Proses rekrutmen yang efektif dan transparan menjadi lebih mudah setelah berkembangnya sistem HRM di perusahaan.
Sistem ini dapat membantu HRD untuk memfilter pelamar berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan.
Hal ini tentu akan mempermudah pemrosesan dokumen pelamar, dan memberikan notifikasi terkait tahapan proses rekrutmen kepada pelamar dan tim HRD.
3. Penggajian dan Administrasi Tunjangan
Penggajian karyawan juga dapat dikelola dengan lebih efisien dengan sistem HRM yang tepat.
Sistem HRM sering kali akan menyediakan fitur otomatis dalam menghitung semua komponen gaji sesuai aturan perusahaan.
Dengan fitur administrasi tunjangan, HRD dapat memastikan bahwa setiap karyawan menerima haknya secara akurat dan tepat waktu.
4. Manajemen Absensi dan Cuti
Sistem HRM memungkinkan pencatatan absensi, izin, cuti, dan lembur melalui online dengan jaminan data yang akurat.
Data kehadiran ini diintegrasikan dengan penggajian dan evaluasi performa, sehingga perusahaan bisa memantau kehadiran karyawan dan mengelola izin serta cuti secara lebih terstruktur.
5. Evaluasi Kinerja Karyawan
Sistem HRM menyediakan sudah menyediakan fitur untuk mengatur dan memantau target kerja dari karyawan di setiap periodenya.
Target ini bisa berupa jumlah jam kerja karyawan, ketepatan waktu kerja, atau data lainnya yang bisa memberikan penilaian kinerja.
Hal ini membantu perusahaan mengidentifikasi karyawan yang teladan atau yang memerlukan pengembangan lebih lanjute. Sehingga peningkatan kinerja bisa dilakukan secara tepat.
6. Pengelolaan Kepatuhan Regulasi
Sistem HRM membantu memastikan perusahaan mematuhi regulasi ketenagakerjaan, seperti peraturan jam kerja, upah minimum, dan hak-hak karyawan.
Sistem ini juga dapat menyediakan notifikasi atau pengingat untuk perubahan regulasi yang relevan. Sehingga mengurangi risiko pelanggaran yang dapat merugikan perusahaan.
Jenis-Jenis Sistem HRM
Selain memahami fungsinya, perusahaan juga harus memahami jenis-jenis dari sistem HRM ini. Hal ini karena penentuan kebutuhan dalam sistem HRM sering kali akan berbeda-beda di setiap perusahaan.
Berikut adalah beberapa jenis utama dari sistem HRM yang sering dibutuhkan oleh HRD di perusahaan.
1. HRIS (Human Resource Information System)
Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem yang berfokus pada pengelolaan informasi dasar karyawan dan data administrasi.
HRIS sering kali menjadi solusi awal bagi perusahaan yang ingin mengotomatisasi tugas-tugas dasar HR.
Sistem ini memungkinkan HR mengelola data karyawan secara terpusat, sehingga informasi dapat diakses dengan cepat dan akurat.
HRIS sangat cocok untuk perusahaan kecil hingga besar, karena akan memberikan pengelolaan administrasi dan data dasar karyawan yang lebih efektif.
2. HCM (Human Capital Management)
Human Capital Management (HCM) adalah sistem HR yang berfokus pada pengelolaan siklus hidup karyawan.
Mulai dari proses rekrutmen, onboarding, pengembangan karier, hingga pensiun, akan lebih mudah dikelola jika memiliki sistem HCM ini.
HCM melihat karyawan sebagai aset yang perlu dikembangkan untuk memberikan kontribusi maksimal bagi perusahaan.
Sistem ini cocok untuk perusahaan yang memiliki fokus pada pengembangan karier dan manajemen kinerja karyawan.
3. HRMS (Human Resource Management System)
Human Resource Management System (HRMS) adalah sistem HR yang menggabungkan fungsi-fungsi dasar HRIS dan HCM.
Sistem ini merupakan versi lengkap dari dua sistem sebelumnya, dan sering dilengkapi dengan fitur penggajian, manajemen kehadiran, dan kepatuhan hukum.
HRMS sering dianggap sebagai solusi all-in-one untuk mengelola berbagai aspek HR secara komprehensif.
HRMS sangat cocok untuk perusahaan dengan konsep multinasional yang membutuhkan sistem terintegrasi dengan fitur penggajian, pengelolaan performa, dan manajemen karyawan yang lengkap.
4. ATS (Applicant Tracking System)
Applicant Tracking System (ATS) adalah sistem HRM yang dirancang khusus untuk mengelola seluruh proses rekrutmen karyawan.
ATS membantu HR dalam menarik, menyaring, dan melacak kandidat di berbagai tahap rekrutmen dari pengajuan aplikasi hingga tahap penawaran pekerjaan.
ATS sangat cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan rekrutmen yang tinggi. Misalnya perusahaan di sektor teknologi atau retail yang terus mencari talenta baru.
5. LMS (Learning Management System)
Learning Management System (LMS) adalah sistem yang fokus pada pengelolaan program pelatihan dan pengembangan karyawan.
LMS memungkinkan perusahaan untuk menyusun, mengelola, dan memantau pelatihan internal serta menyimpan catatan kemajuan karyawan.
Sistem ini cocok untuk perusahaan yang berinvestasi dalam pengembangan SDM, terutama yang menerapkan pelatihan berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan kompetensi tertentu di pasar.
6. EPM (Employee Performance Management)
Employee Performance Management (EPM) adalah sistem yang berfokus pada pengelolaan dan evaluasi kinerja karyawan.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kerja, melakukan penilaian kinerja berkala, dan memberikan feedback kepada karyawan.
EPM sangat berguna untuk perusahaan yang menerapkan sistem penilaian kinerja berbasis target, dan ingin mendorong karyawan untuk mencapai performa yang lebih baik.
